Zielsetzung

Von Forschenden der Hochschule Bremen wurde die umfassende, verständliche und qualitativ hochwertige administrative Unterstützung von EU-Anträgen und -Projekten als eine zentrale Voraussetzung benannt, um sich zukünftig stärker für EU-Projekte zu engagieren. Daher hat sich die Hochschule Bremen (HSB) im Projekt EU-Strategie-FH u.a. die Qualitätssicherung von Beratung, Administration und Projektcontrolling im Bereich der EU-Forschung zum Ziel gesetzt. Hierfür wurden im Projekt verschiedene Instrumente entwickelt. Die ständige Arbeitsgruppe EU-Administration (EU-AG) hat sich dabei als zentrales Koordinations- und Arbeitsformat für die Qualitätssicherung bewährt und wird von allen Beteiligten als positiv und hilfreich bewertet.

Aktivitäten

Die EU-AG wurde 2016 vom Forschungsservice und den im Finanzdezernat für die Administration von Drittmittelprojekten zuständigen Mitarbeiter_innen initiiert und trifft sich seither einmal monatlich für ca. 1,5 Stunden zur Erarbeitung von Lösungen für konkrete Fragen der EU-Projektadministration. Ausschlaggebend für den Erfolg dieses Formats sind die lösungsorientierte Herangehensweise, die Arbeit an konkreten Problemen und Herausforderungen der alltäglichen EU-Projektadministration sowie die verlässliche, kollegiale und transparente Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Dies wird durch folgende organisatorische Punkte sichergestellt:

• Die EU-AG wurde auf Arbeitsebene initiiert, die Arbeitsweise gemeinsam verabredet und ein konkreter Arbeitsplan für das erste Jahr erstellt. Zudem wurde das Konzept zur Einrichtung der EU-AG dem Rektorat vorgestellt. Das Rektorat befürwortete 2016 die Einrichtung der EU-AG und die Mitarbeit der Kolle_innen aus der Verwaltung in der AG. Damit wurde ein klarer Arbeitsauftrag erteilt und die AG wurde institutionalisiert.
• Der Arbeitsplan wird einmal jährlich gemeinsam evaluiert und fortgeschrieben.
• Der Forschungsservice ist verantwortlich für die Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung der monatlichen Arbeitstreffen. Die Arbeitstreffen und deren Ergebnisse erhalten durch schriftliche Einladung per E-Mail, inhaltlicher Vorbereitung des Themas und Sicherung der Ergebnisse durch Protokolle eine hohe Verbindlichkeit, zudem wird damit Transparenz und Nachvollziehbarkeit hergestellt. Die in der EU-AG erarbeiteten Ergebnisse (z.B. Definition von notwendigen Abläufen, Erstellung bzw. Überarbeitung von Unterlagen und Formularen, Klärung grundsätzlicher Fragen wie z.B. Art der Personalkostenabrechnung in Horizon 2020-Projekten) werden in der Beratung und Administration angewandt und zusätzlich je nach Thema auf spezifischem Weg an die Mitglieder der HSB kommuniziert (z.B. über Merkblätter, Förderinfo, HSB-Projektmanagementhandbuch).

Beteiligte/Partner

Referat Forschungsservice, Finanzdezernat, Personaldezernat und je nach zu bearbeitendem Thema weitere Kolleg_innen aus relevanten Organisationseinheiten der Hochschule Bremen.

Erfolg/Erfahrungen

Die EU-AG wurde von allen Beteiligten nach zwei Jahren Laufzeit im Projekt EU-Strategie-FH als so erfolgreich bewertet, dass sie inhaltlich auf alle Mittelgeber erweitert und nun als dauerhaft implementiertes Format unter dem Namen „Drittmittel-AG“ verstetigt wurde.

Kontakt zum Forschungsservice der Hochschule Bremen