Zielsetzung

Im Fall einer erfolgreichen Antragstellung stellt die reibungslose Abwicklung eines Horizon 2020 Projekts für kleine Fachhochschulen mitunter eine große Herausforderung dar. Denn wenn es darum geht, sich langfristig erfolgreich im Europäischen Forschungsraum etablieren zu können, muss sich die Einrichtung als zuverlässiger Partner für EU-Projekte etablieren. Dies gilt in einem noch stärkeren Maße für koordinierte Projekte. Die Hochschule Eberswalde hat daher die Optimierung von Verwaltungsprozessen als strategische Maßnahme in den Fokus gerückt. Eines der Instrumente zum Aufbau effektiver Prozesse im Management ist ein Fahrplan für das Reporting, welches ein besseres Zeitmanagement und die klare Benennung von Verantwortlichkeiten im Reporting ermöglichen soll.

Aktivitäten

Die Erstellung des Fahrplans erfolgt je nach Projektphase 2-3 Monate vor Ende einer Berichtsperiode und wird auf jedes Projekt individuell angepasst Hierbei werden für alle Fragen Verantwortliche benannt und Termine bzw. Fristen vereinbart. Der Fahrplan soll als zentrales Dokument allen bei diesem Prozess Beteiligten helfen, das Reporting vollständig und rechtzeitig abschließen zu können. Gleichzeitig soll die Verwaltung hierdurch entlastet und eine prüfsichere Dokumentablage gewährleistet werden.

Beteiligte/Partner

Hauptsächlich das EU Referat und die Projektmitarbeitenden; für Rückfragen die Abteilung für Haushalt und Beschaffungen sowie die Abteilung für Personalangelegenheiten.

Erfolg/Erfahrungen

Durch die Einführung des Fahrplans hat das Reporting mehr Struktur bekommen und alle Beteiligten wissen, an welcher Stelle Sie ins Spiel kommen. Das schafft Planungssicherheit auf der einen und mehr Verbindlichkeit auf der anderen Seite.